海外EPC工程项目文档管理的重要性与价值分析

虽然这不是文控经理的直接责任,但是从海外EPC工程总承包项目实际处理的情况来看,一些公司因为没有标准化文档,白白浪费了很多金钱,或者没有一个中央服务器,在这个服务器上,所有生成的文档都可以用作未来项目的模板。这应该很容易做到,而且会节省大量时间和金钱。然而,实践中却发现同样的问题反复出现了很多次,在一个新的海外工程项目中,承包商却始终重复着本不该继续重复的工作,而这却恰恰是承包商文档管理的常态。这通常会导致交付劣质的成果,因为雇主团队随后拒收,从而使承包商损失更多的时间。


(作者:睿达博创国际管理咨询(北京)有限公司;转载请说明出处)

对于任何承接海外EPC大型项目的承包商来说,文控工作会是一个关键问题,因为处理不当可能会导致各种沟通问题,甚至项目延误。然而,令人遗憾的是,对文件控制问题的考虑通常是在合同签署后才开始。这是指文控管理人员上任后发现雇主要求承包商遵循的文件处理系统与承包商原计划使用的系统完全独立且不同。这种情况意味着在将所有文件都录入到两个系统时需要进行大量的重复处理工作。更糟糕的情况是,这些雇主系统和承包商系统本身往往非常不全面,可能只处理某些特定的文件类型,而不能处理其他类型的文件。例如:尽管图纸和技术文件可以由两个系统很好地处理,但标签列表、通信、供应商提交、未完工清单等可能是其他系统的组成部分。

一、标准化文件管理系统

解决这一问题的最佳时机应该是在投标阶段和投标谈判期间,此时承包商应该坚持使用一个单一、全面、标准化的文件管理系统。该系统还应该随时提供给所有必要的用户(尽管由外部托管,需要进行一些控制以降低成本)。

二、控制通信信息的必要性分析

文控经理不直接负责决定谁有权在承包商组织内部发布/签署通信信息。然而,整个文件管制部门必须充分认识到这一点,并确保没有人会错误地向第三方机构或个人(即承包商以外的所有机构或个人)发出未经授权的通信信息。现在有许多不同的方式与他人沟通。因此,必须对所有为承包商工作的人员进行控制,规定与第三方沟通的范围,以及授权的沟通人。同样的信息也应该非常清楚地传达给雇主团队,特别强调通信信息的有效性与无效性的区别。

三、文件签发前的审核和管控要点

为了达到最好的控制水平,只有EPC总包商的项目经理才有权向雇主和雇主代表发出正式函件。在任何信函提交给项目经理审核和签署前,最好将起草的函件草案正式发送给所有直接影响/相关的人员,最后进行所谓的“小组审查”。对正式通信的小组审查应仅由高层人员进行,如通信来源部门的经理、负责处理构成通信主体工作的高级专业工程师、项目合同经理(合同管理经理或分包经理,视情况而定)和项目经理。如果由于通信的敏感性需要,项目主任也应列入小组审查。甚至可能要求承包商的总经理和法律顾问提供建议(但通常只在主题涉及公司问题而非纯项目问题的情况下)。

通信信息/文件的电子草稿版本是插入小组审查复选框的最佳地方,该复选框还应包括作者/起草者的姓名、签名和准备日期。应要求审核信息的每个人以打印版本的形式审核内容,并清楚地输入他/她各自的名字,签字并注明日期,以显示审核的时间。随后,经批准的草案的打印版本应连同电子版本的通信/文件送交文控部门,以便文件控制人员提供最后的信函,并附上适当的唯一编号。当通信信息/文件已准备好供项目经理(或更高权限)签署时,文件控制成员应将小组审查定稿的打印草稿和未签署的最终版本提交给拟签署者。然后,签署者应该在小组审查复选框和通信信息/文件的最终版本上签名。采用这种严格的审查方法将确保承包商的组织内部不会发出惹出事端的信息,也将确保组织内部对向第三方发出的信息负责。事实上,没有理由不采用这种方法来涵盖承包商必须发布的所有文件(如图纸、规范、材料请购单、采购订单、分包合同文件、程序、政策、研究报告、进度计划、会议纪要)。

四、使用邮件的风险分析与防范

当今通信最大的危险之一便是与第三方的电子邮件。规则应该是,高级管理人员以下的任何人都不允许向第三方发送电子邮件,除非项目经理批准了这一行为,即使是这样,也不应该允许电子邮件处理或包含任何合同或商业问题。此外,所有的电子邮件应抄送文件控制部门,并给一个唯一的正式编号,用作记录/存档,并按照所有正式通信的级别一样来对待。通过这种方式,承包商的高级管理人员会充分了解传达给第三方的所有信息。

五、标准文件库的好处与分析

虽然这不是文控经理的直接责任,但是从海外EPC工程总承包项目实际处理的情况来看,一些公司因为没有标准化文档,白白浪费了很多金钱,或者没有一个中央服务器,在这个服务器上,所有生成的文档都可以用作未来项目的模板。这应该很容易做到,而且会节省大量时间和金钱。然而,实践中却发现同样的问题反复出现了很多次,在一个新的海外工程项目中,承包商却始终重复着本不该继续重复的工作,而这却恰恰是承包商文档管理的常态。这通常会导致交付劣质的成果,因为雇主团队随后拒收,从而使承包商损失更多的时间。

六、总结

在对外承包工程业务开发与执行过程中,我们经常听到对标准化文件的主要反对意见是,编写一套有价值的标准化文件将花费大量的时间和精力,而每个项目都是独一无二的,因此这些文件无论如何都需要许多修改。虽然在一定程度上同意上述观点,但从长远来看,标准化带来的最终文件质量的提高对任何承包商都有更大的好处。其理由如下:随着时间的推移,改进会带来未来时间的节省。此外,雇主将更有信心,认为承包商提交的材料完全符合其预期目的。然而,到目前为止最大的好处是,引入标准化文件,以及引入关于哪些内容可以修改的严格规则,将大大降低在承包商不知情的情况下提交的文件中所包含损害内容的风险。如果承包商有一个文件模板的中央数据库,那么文件控制团队当然有责任确保该公司的模板被正确使用,并且没有将未经正式批准的替代文件偷偷地纳入到项目中。

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