境外工程项目商务谈判的实施、解决协议的风险分析与预防措施

在海外承包工程项目商务谈判过程中,经常被问到的问题是,应该由谁主动提出谈判?如果双方在所有不同级别上定期接触,这个问题就“不存在”,因为通过谈判解决问题的想法自然会出现,没有人会注意到是谁先提出的。但由于平时接触很少,这实际上是问题的关键所在。


(作者:睿达博创国际管理咨询(北京)有限公司;转载请说明出处)

在海外承包工程项目商务谈判过程中,经常被问到的问题是,应该由谁主动提出谈判?如果双方在所有不同级别上定期接触,这个问题就“不存在”,因为通过谈判解决问题的想法自然会出现,没有人会注意到是谁先提出的。但由于平时接触很少,这实际上是问题的关键所在。

一、国际工程启动解决谈判的建议

当事各方可能认为采取主动并提出谈判建议是示弱的表现。在我们看来,恰恰相反。谈判的邀请可以被看作是一种实力的象征,因为这表明了专业性。作为主动提出谈判一方的另一个积极方面是对首次会面地点、议程和与会者的影响。谈判不应该被用来操纵,而应该为谈判创造一个良好而富有成效的开端。

对会议议程达成一致意见也是个好办法,该议程可作为简短的会议备忘录和以执行为导向的会议备忘录的基础。经验表明,双方签署的符合实际情况的会议备忘录有助于谈判和拟订一项书面解决办法,因为它们在谈判期间逐渐建立双方之间的信任。第二,会议备忘录作为会议的组成部分,有助于系统的谈判,从而使谈判更有效率。

一般来说,建议对这些实际情况采取务实、灵活和折中的态度,创造良好的谈判气氛,并表现出形成解决办法的意愿。会议地点对一些公司来说可能非常重要。因此,建议让非发起方选择首次会议的会议地点,然后同意轮换会议地点。

二、海外承包工程项目解决谈判

1、谈判基础

为了使谈判成功,双方之间必须进行令人满意的沟通。各方必须能够以友好和相互理解的方式向对方阐明自己的观点和事实。信任是另一个重要因素。冲突往往源于不信任。谈判双方至少需要在真诚的建议、程序、议程、参与者、时间和地点方面有一定的信任水平。在建议、计划、地点和会议参与者方面无缘由的改变会对谈判成功产生非常消极的影响。对技术和其他事实资料的信任对谈判是非常有益的,并为成功铺平道路。此外,可以在谈判中建立信任。建立信任的一种方法是编制可靠和公平的会议备忘录,并在每次会议结束时让双方签字。准备和签署会议备忘录是起草解决协议并最终签署协议的良好基础。

会议之间的非正式接触可以加强沟通和建立信任。建议通过双方的协调人员进行非正式接触。这些协调人员应担任谈判小组的秘书,负责进展、实际情况和筹备工作。团队领导或首席谈判者是一方的代表,其代表一方的立场,并决定同意什么或建议由高层批准。并有必要提及总部高层的授权。如果情况不是这样,就会出现 “双输”的局面,即高层领导不能“空手而归”。

2、谈判者的态度和行为

为了获得良好的沟通,从而提高解决结果的质量与效果,谈判者需要有正确的态度和行为。我们认为,这需要具备以下七个品质:

A.耐心地陈述、解释和辩论

B.“信息传达”的能力

C.灵活地发现解决方案和寻求和解

D.热衷于通过协商达成结果,并表现出为达成协议而做出和解的意愿

E.毅力:持续工作,直到取得成果

F.了解对方的背景、论点、理由和立场的敏感性

G.充分掌握谈判语言和社交能力

三、达成协议

1、商务解决的基础

谈判解决比法庭“对抗”要好得多,因为它更快、更有可能成功,而且成本更低。最后,这不仅有利于相关方之间的未来业务,而且对全局来说也更好。通常情况下,通过谈判解决重大合同问题需要数周或数月时间,而诉讼通常需要数年时间。

商务谈判解决涉及许多因素,但我们认为有两个因素最重要:

A.认真理解和分析对方的立场和理由

B.对预测结果的中立和客观评估

谈判者常常对自己的索赔立场感到兴奋,由于情感因素,他们往往会高估自己的索赔。谈判的好处是,它们迫使我们了解和分析对方就我们的索赔而提出的事实和理由。它们为我们评估可能的诉讼结果提供了更现实的依据。

2、最终解决的讨论

所有索赔都经过了仔细的陈述、记录、论证和讨论,最后,必须同意一方支付给另一方的净额,并附上支付条件。建议先就可以确定净额的条件达成一致。特别是付款条件必须十分清楚和安全。

3、起草解决协议

一旦各方认为可能达成解决,他们就应开始起草解决协议,这样,当最终净额连同条件和实施达成一致后,就可以在没有太多问题的情况下,把解决协议纳入协议文本,以便最后审查和签署。

在起草前,考虑到以下问题是非常重要的。第一:解决协议是否与合同相符,协议的条件和义务是否充分尊重合同。第二:解决协议能否在没有进一步协议的情况下得到执行。如果这两个问题能够得到确认,那么双方就可以按照约定进行解决协议的最终起草和签署。如果答案否定,双方肯定需要咨询各自的律师。如果任何解决义务超出合同范围和/或涉及持续或复杂的延误情况,也建议这样做。但是仍然建议由双方的业务经理而不是律师来领导谈判。

4、签订解决协议

在海外工程项目中就净额和解决条件达成一致后,应立即签署协议。令人惊讶的是,很多情况下,解决协议的签订时间都比较晚,这往往导致“自作聪明的人”试图加入新的内容,从而造成严重和不必要的问题。为了实现“一次通过解决协议”,建议在双方会面进行最终谈判和签署之前,先交换最终协议的草案。团队领导应致电各自的总部,为签署解决协议做好准备,以获得批准或签署解决协议。如果团队领导必须按照其最高管理层的指示而改变,特别是那些非主要的变化,这将削弱团队领导的地位。

四、总结

对于国际承包工程项目的各参与方来说,由于解决的目的是重新建立或改善双方的合作关系,解决协议应为双方所接受,并增强合作精神。因此,支付条件和其他举措应明确和简单,以避免新的争端。

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